Prosessin vaiheiden hallinta

Jokaiselle prosessille on määritettävä vaiheet, jotta osallistujille on selkeää, miten prosessit etenevät ja missä vaiheissa mitäkin tapahtuu.

Prosessin vaiheiden hallinta tapahtuu hallintapaneelin prosessin Vaiheet-alaosiosta. Uusia vaiheita voi lisätä vaihelistauksen toimintoalueella näkyvästä Uusi-painikkeesta.

Olemassa olevia vaiheita voi hallita niihin liittyvillä toimintopainikkeilla. Prosessin vaiheille löytyy seuraavat toimintopainikkeet:

• Aktivoi - Tästä voi aktivoida tietyn vaiheen aktiiviseksi. Aktivoi painike näkyy vain sellaisille vaiheille, jotka eivät ole aktiivisena, eli mikäli prosessilla on vain yksi vaihe, tämä painike ei näy. Vain yksi vaihe voi olla samanaikaisesti aktiivisena.
• Muokkaa - Tästä pääsee muokkaamaan kyseistä prosessin vaihetta.
• Tuhoa - Tämä tuhoaa prosessin vaiheen. Tuhoaminen tapahtuu vasta varmistuksen jälkeen, eli mikäli klikkaat painiketta vahingossa, vaihe ei tuhoudu heti.

Prosessin vaiheiden lisäys- ja muokkausnäkymässä on seuraavat tiedot, jotka sinun tulee huomioida:

• Otsikko - Kaikilla prosessin vaiheilla on oltava otsikko. Tämä näytetään pääsivustolla prosessiin liittyvän vaihelistauksen otsikkopalkissa.
• Kuvaus - Kaikilla prosessin vaiheilla on oltava kuvaus. Tämä näytetään pääsivustolla prosessiin liittyvän vaihelistauksen kuvauskentässä.
• Aloitusaika - Vaiheen aloitusaika, eli milloin tämä vaihe alkaa.
• Päättymisaika - Vaiheen päättymisaika, eli milloin tämä vaihe loppuu.

Vaiheiden aktivoinnista on syytä huomioida, että se ei tapahdu automaattisesti vaiheelle määritettyjen päivämäärien mukaisesti. Jokainen vaihe on muistettava aktivoida manuaalisesti hallintapaneelista käsin, kun kyseinen vaihe alkaa.

Vaiheet on tärkeä määritellä myös siitä syystä, että prosessin komponenteille voi määritellä, millaisia mahdollisuuksia tai estoja osallistujilla on kullekin komponentille kussakin vaiheessa. Esimerkiksi osiossa "Ehdotukset" esitetylle Ehdotukset-komponentille voi määritellä, että uusien ehdotusten lisääminen on mahdollista ainoastaan tietyssä vaiheessa tai että mahdollisuus kommentoida ehdotuksia päättyy tiettyyn vaiheeseen.