Ryhmät

Ryhmät ovat hyvin samanlaisia kuin Prosessit. Käytännön erona on, että ryhmille ei voi määrittää vaiheita, eikä niillä ole pakko olla aloitus- tai lopetusaikaa. Ryhmille voi toki määrittää keston ja sulkemisajan, mikäli ryhmää käytetään ainoastaan tietyn aikaa tai ryhmälle ei ole enää tarvetta, mutta näitä päivämääriä ei ole pakko määrittää etukäteen. Ryhmät ovat siis niin sanotusti jatkuvia prosesseja, joille voi lisätä täysin samoja komponentteja kuin prosesseille.

Ryhmät soveltuvat hyvin esimerkiksi erilaiseen järjestöyhteistyöhön, paikallistoimijoille (esim. kaupunginosayhdistykset) tai muille sidosryhmille, jotka haluavat vaikuttaa päätöksiin. Ryhmien avulla näille toimijoille voidaan tarjota yhteinen tila, jossa heidän on mahdollista alustan tarjoamia osallistavia toimintoja.

Mikäli osallistuminen on jatkuvaa, mutta sillä on esimerkiksi vuosittain toistuva tapahtumasykli, on hyvä harkita, olisiko se järkevämpää toteuttaa prosessina, koska tällöin eri prosessien aikana tehdyt asiat eivät sekoitu keskenään, kuten eri vuosina tehdyt ehdotukset. Prosessit ovat selkeitä osallistujille, koska niillä on vaiheet ja osallistujat voivat seurata prosessin etenemistä näiden vaiheiden avulla sekä nähdä etukäteen, mitä prosessin aikana tapahtuu. Prosesseissa vaiheiden sallitut toiminnot voidaan myös automatisoida, eli määrittää mitä missäkin vaiheessa on mahdollista tehdä, toisin kuin ryhmissä. Ryhmissä komponenttien asetuksia pitää muokata manuaalisesti, mikäli komponenttien asetuksia halutaan muokata jälkikäteen.

Helppo tapa tehdä päätös prosessin ja ryhmän välillä on kysyä, onko prosessilla vaiheita. Kysymyksen vastauksen mukaan päätöksen voi tehdä seuraavasti:

• Kyllä, prosessilla on vaiheita - Järjestelmän kannalta kyseessä on prosessi.
• Ei, prosessilla ei ole vaiheita tai ennalta määritettyä etenemiskaavaa - Järjestelmän kannalta kyseessä on ryhmä.

Osallistumistoiminnot voidaan lisätä ryhmiin samalla tavalla kuin prosesseille. Osallistumistoimintojen lisäämiseksi, tutustu järjestelmän tarjoamiin komponentteihin.