Prosessin vaiheet

Prosessille määritetään aina jonkinlainen etenemisrunko, jonka mukaan prosessi etenee erilaisiin vaiheisiin. Osallistumisprosesseissa voidaan esimerkiksi aluksi tiedottaa tulevasta prosessista, jonka jälkeen kerätään ehdotuksia ihmisiltä ja lopulta näiden ehdotusten pohjalta luodaan suunnitelmat, joista ihmiset voivat äänestää. Tässä esimerkkitilanteessa prosessilla olisi neljä vaihetta:

1. Ehdottaminen - Kerätään ehdotuksia
2. Arviointi - Asiantuntijat arvioivat ehdotuksia
3. Yhteiskehittäminen - Kehitetään soveltuviksi arvioituja ehdotuksia yhdessä
4. Äänestys - Äänestetään suunnitelmista

Prosessin vaiheet on hyvä määrittää jo silloin, kun prosessi alkaa, jotta kaikille prosessin sidosryhmille on selkeää, miten prosessi etenee ja mitkä ovat siihen liittyvät olennaiset päivämäärät. Tämä on erityisen tärkeää myös avoimuuden periaatteen näkökulmasta.

Vaiheet ovat olennaisia myös siitä näkökulmasta, että hallintakäyttäjät voivat määrittää, mitä missäkin vaiheessa on mahdollista tehdä prosessin sisällä. Yllä esitetyssä esimerkkitilanteessa hallintakäyttäjät voisivat esimerkiksi määrittää, että uusien ehdotusten lisääminen on mahdollista ainoastaan Ehdottaminen-vaiheessa. Myös osallistujille on hyvä viestiä, mitä heidän odotetaan tekevän prosessin eri vaiheissa, mikä onnistuu hallintapaneelin prosessin vaihenäkymän avulla.

Aktiivinen vaihe näkyy prosessisivujen ylälaidassa, prosessille määritetyn kuvan päällä oikealla puolella. Tämä kohta on korostettu alla olevassa kuvassa. "Näytä vaiheet" -linkin kautta pääsee prosessin vaihenäkymään, missä vaiheisiin voi tutustua tarkemmin.

Prosessin vaihenäkymässä kukin vaihe on listattu erikseen ja aktiivinen vaihe näkyy listauksessa korostettuna korostusvärillä. Tämä on esitetty alla olevassa kuvassa. Vaihelistauksessa on näkyvillä kullekin vaiheelle määritellyt aloitus- ja lopetuspäivät (korostettu numerolla 1), vaiheen otsikko (korostettu numerolla 2) ja vaiheen kuvaus (korostettu numerolla 3).

On olemassa tilanteita, jolloin prosessin vaiheet ja päivämäärät eivät välttämättä ole alusta asti selkeitä tai jopa mahdollisesti sellaisia tilanteita, joissa prosessi on jatkuvampi, eli sillä ei ole varsinaista lopetuspäivää tai tiettyjä vaiheita prosessin sisällä. Näissä tilanteissa kannattaakin harkita, olisiko ryhmä parempi vaihtoehto osallistumistilaksi, koska ne ovat vapaampia tämän suhteen, vaikka ne muuten ovat hyvin vastaavia kuin prosessit. Lisää tietoa ryhmistä löytyy tämän oppaan Ryhmät-osiosta.